Mobile Zeiterfassung

Unter Mobiler Zeiterfassung versteht man die Arbeitszeiterfassung (Personalzeiterfassung) außerhalb des eigenen Unternehmens. Sie ist relevant für Außendienstmitarbeiter, die nach Arbeitszeit vergütet werden, beispielsweise Handwerker. Traditionell werden diese Arbeitszeiten handschriftlich erfasst (z. B. auf sog. Stundenzetteln). Wegen des großen Aufwands für die Auswertung der handschriftlichen Aufzeichnungen und die späte Verfügbarkeit der Daten sind sie in der Regel unwirtschaftlich. Deshalb kommen zunehmend Lösungen zum Einsatz, die eine elektronische Erfassung der Arbeitszeiten ermöglichen.

Zunehmend wird die mobile Zeiterfassung nicht nur für Arbeitsbeginn und Arbeitsende verwendet, sondern verknüpft mit den Tätigkeitsfeldern an Projekten. So lässt sich mit ausgereiften Systemen jede Tätigkeit erfassen, Artikel verwalten, Lagerstände kontrollieren, elektronische Fahrtenbücher erstellen und Aufgaben in Echtzeit an die Mitarbeiter verteilen. Auch die Erstellung von Reisekostenabrechnungen auf Basis der mobil erfassten Daten und die automatisierte Übergabe an Lohnabrechnungsprogramme wird heute angeboten.

Vorteile

• Die Arbeitszeiten werden sofort und direkt vor Ort erfasst.
• Durch die räumlich-zeitliche Nähe können Kostenstellen und Kostenträger besser mit der aufgewandten Arbeit in Zusammenhang gebracht werden, so dass erst korrekte Aussagen zu den tatsächlich entstehenden Kosten möglich werden.
• Die Daten werden direkt in das unternehmenseigene EDV-System eingepflegt, das heißt es kommt nicht mehr zu Medienbrüchen mit den damit verbundenen Übertragungsfehlern, von denen das Abtippen unleserlicher und verschmutzter Stundenzettel das klassische Beispiel ist: Da der Außendienstler bei Nachfrage die Zeiten ohnehin schon wieder vergessen hat, trägt die Bürokraft willkürliche Werte ein.
• Durch die Verknüpfung der automatisch erfassten Zeiten, der ebenfalls automatisch erfassten Orte und der manuell durch den Mitarbeiter vorgenommenen Arbeitszeitbuchungen sind einzelne Systeme in der Lage, komplexe Dienste online anzubieten wie Arbeitszeitkonten, Überstundenverwaltung, Fehlzeitenverwaltung, Fahrtenbuch, Reisekostenabrechnung (mit Spesen, Auslösen, Zulagen etc.), Fahrzeugkostenkalkulation.

Nachteile

Die meisten Systeme setzen weiterhin menschliches Wohlwollen bei der Arbeitszeiterfassung voraus. Insbesondere im mobilen Bereich ist eine vollautomatische oder mit Zwangsmaßnahmen, das heißt mit einer Einlasskontrolle oder der Ausgabe von Geräten, verbundene Erfassung extrem schwierig. Deshalb sind bei der Systemauswahl die Benutzerfreundlichkeit und die Transparenz des Systems von großer Bedeutung.

Lösungen zur mobilen Zeiterfassung

• Offline-Lösungen: Die Daten werden zunächst auf einem mobilen Datenerfassungsgerät erfasst und gespeichert und später im Unternehmen über eine stationäre Schnittstelle auf eine Software übertragen.

• SMS-basierte Lösungen: Buchungen werden vom Mobiltelefon als SMS (Short Message Service) an das Zeiterfassungssystem versandt.

• Internetbasierte Lösungen: Buchungen werden vom Mobiltelefon oder BlackBerry als Datenpaket über das Internet an einen Server versandt. Die internetbasierte Lösung ist die einzige, bei der Zeiten manipulationssicher vom Server (und nicht vom Erfassungsgerät) erfasst werden. Zudem bietet sie die Möglichkeit, Dialoge zwischen Server und Erfassungsgerät zu definieren, mit denen auch komplexe Abläufe komfortabel bedienbar bleiben.

Verifizierbarkeit der Angaben

Zur Verifizierung der elektronischen Aufzeichnungen werden die Arbeitszeitbuchungen von einigen Arbeitszeiterfassungssystemen mit Lokalisierungstechniken verknüpft. Hier kommen Location Based Services oder GPS-Lösungen zum Einsatz. Durch Verknüpfung der Standortdaten mit den Buchungen kann überprüft werden, ob der Mitarbeiter sich im Moment der Buchung am Arbeitsort befunden hat. Grundsätzlich ist bei solchen technischen Lösungen die ausdrückliche Zustimmung des einzelnen Mitarbeiters und die Mitwirkung der Arbeitnehmervertretung erforderlich und nachzuweisen.