Personalzeiterfassung

Arbeitnehmer beim Abstempeln der Zeitkarte (1973)

Die Personalzeiterfassung (PZE) ist die Datenerfassung von Arbeitszeiten des Arbeitnehmers durch Erfassungsgeräte und wird innerhalb der Betriebswirtschaft thematisch dem Personalwesen zugeordnet.

In Deutschland sind nur Systeme zur Aufzeichnung der Anwesenheit üblich. Die entsprechenden gesetzlichen Bestimmungen sind zum Dienstvertrag im Bürgerlichen Gesetzbuch festgelegt. Weitergehende Vereinbarungen im Arbeitsvertrag sind möglich. Eine weitergehende rechnerische Arbeitszeitermittlung kombiniert mit einer Prüfung der Produktivität ist nicht ohne ausdrückliche Zustimmung der Arbeitnehmer zulässig.

Entwicklung

Vor Einführung zunächst elektromechanischer und dann elektronischer Geräte wurden für die PZE mechanische Stechuhren und Arbeitskarten verwendet. Heute sind fast ausschließlich elektronische Zeiterfassungsgeräte im Einsatz. Bekannt sind derzeit:

Zeiterfassungsterminal mit RFID-Technik

• Terminals mit verschiedenen Leseverfahren für die persönliche Identifikation
• mobile Zeiterfassungssysteme (persönliche Datensender)
• mobile Zeiterfassungspeicher (persönliche Lesestifte),
• mobile Datensender /-empfänger mit kombinierter Standortermittlung (Handy, GPS-Fahrtenbuch),
• Internet-Webseiten zur direkten Buchung und/oder Erfassung von Korrekturen (Workflow)
• Intranet-Software (meist Client-Server-Architektur).

Ergänzungen sind in bunter Vielfalt bekannt, beispielsweise zur Abwesenheitsverwaltung (Urlaubsbeantragung etc.), zur Überstundengenehmigung über hierarchische Strukturen,

Von zunehmender Bedeutung sind mobile Zeiterfassungssysteme über Mobiltelefone. In Kombination mit Handyortung wird die betriebliche Datenerfassung auch für Arbeitsplätze außerhalb des Unternehmens möglich.

Zur Identifikation der einzelnen Person gibt es abhängig vom Erfassungsmedium unterschiedliche Optionen mittels Kunststoffkarten mit optischen Codes, magnetischen Codes, RFID-Chips (Transponder). Die Übertragung mit optischen oder magnetischen Codes wird kaum noch angewendet, gebräuchlicher sind berührungslos lesbare Ausweismedien mit RFID-Chips.

Weitere Verfahren sind

• Schlüsselanhänger (siehe Kunststoffkarte mit RFID-Chip...)
• biometrische Erfassung (Fingerabdruck, Retina...)
• Kennworteingabe (Windowsauthentifizierung...)

Die Schlüsselfunktion in einem elektronischem Zeiterfassungssystem kommt der verwendeten Software mit der dazugehörigen Datenbank zu. Üblich sind alle gängigen Windows-Betriebssystemen. Eindeutiger Vorteil ist eine bestehende Investitionssicherheit für lange Zeit bezüglich des betriebenen Zeiterfassungssystems. Vom Gesichtspunkt optimaler Prozessgestaltung aus gesehen muss die Bedienbarkeit modular gestaltet sein.

Der autorisierte Benutzer muss die Möglichkeit haben, die ihn betreffenden erfassten und registrierten Daten (z.B. Personalverwaltung, Buchungsübersicht, Urlaubsverwaltung) jederzeit auslesen, einsehen und kommentieren zu können. Ein Löschen bereits erfasster Daten beschädigt die Authentizität der Erfassung.

Vorgesetzten und Mitarbeitern wird die selbständige Einsichtnahme in Erfassungsdaten ermöglicht. Dazu erfolgt ein einfacher Browseraufruf an einer Workstation und an einem Kiosksystem.

Funktionsweise

Durch Kommen- und Gehenmeldungen an den Buchungsterminals wird die Arbeitszeit (Anwesenheit) erfasst. Die neueren Systeme sind zusätzlich variabel mit Skalierungen für weitere Arten der An- bzw. Abwesenheit bedienbar. Dadurch können in solchen Systemen Abwesenheitsplanung, Dienstplanung oder das Antragswesen für Abwesenheiten meist integriert werden. Bei Bedarf können über die Personalzeiterfassung auch Zugangskontrollen durchgeführt werden. Zweckmäßig ist ein auf das System aufbauendes Managementsystem, welches von den vorhandenen Daten bedient wird, z.B. Schichtplanung, Projektzeiterfassung (Dopik), Ergebnis-Leistung-Rechnung (ELR).

Speicherung

Der einfacheren Rechnung wegen, werden Arbeitszeiten häufig dezimal gespeichert, als so genannte Industrieminute - Auch Systeme in denen die reale Zeitrechnung, eine Stunde entspricht 60 Minuten, verwendet werden sind verfügbar. Meist können diese Systeme die Auswertungen zusätzlich in „Industrieminuten“ ausgeben. Unterschieden werden sollten die Schicht- oder Festarbeitszeitmodelle und eine variable oder Gleitzeiterfassung. In jedem Fall muss darauf geachtet werden, dass die Vorschriften des geltenden Kollektivvertrags bzw. der geltenden Betriebsvereinbarung eingehalten werden. Abhängig vom Arbeitgeber sind Bundes-, Landes-, Kommunal- und Tarifregelungen (Gesetze) zu beachten. Im optimalen Fall kann ein entsprechender Anbieter aufgrund seiner Erfahrung Empfehlungen und Risiken benennen.

Ähnliche Erfassungsmethoden

Mit der PZE verwandt sind die Betriebsdatenerfassung (BDE) und die Maschinendatenerfassung (MDE). Für die Lohn- und Gehaltsabrechnung liefern Zeiterfassungsysteme die Berechnungsgrundlage, indem Mehrarbeitzuschläge, Zulagen für Wochenend- und Feiertagsarbeit, Nachtzuschläge und Schichtzulagen automatisch durch hinterlegte Formeln errechnet werden. Um unterschiedliche Tarifverträge und Arbeitszeitmodelle abbilden zu können, können die entsprechenden Regeln im System hinterlegt werden. Idealerweise werden die so ermittelten Lohnarten über eine digitale Schnittstelle in ein Lohnverrechnungsprogramm übergeben. Das Fehlerrisiko kann so minimiert und der Arbeitsablauf der Personalverrechnung optimiert werden.

Personalzeiterfassung im Arbeitsrecht

In deutschen Betrieben, in denen ein Betriebsrat existiert, besteht aufgrund des Betriebsverfassungsgesetzes ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats gemäß § 87 Abs. 1 Satz 6 bei der Einführung einer Personalzeiterfassung. In diesem Gesetz ist die "Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen" als mitbestimmungspflichtig geregelt. Vergleichbares gilt im öffentlichen Dienst für die Beteiligungsrechte des Personalrates. Hieraus ergibt sich auch der Umkehrschluss, der Betriebsrat darf zum Schutz der Mitarbeiter die Dokumentation der "Arbeitszeiten" fordern.

Nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts ^[1] können Arbeitnehmer, die absichtlich an einer Stempeluhr falsch stempeln, ohne eine Abmahnung wegen Urkundenfälschung fristlos gekündigt werden. Diese Rechtsprechung wird abgeleitet aus dem vorsätzlichen Betrug, (§ 263 StGB) und dem daraus resultierenden Vertrauensbruch des Arbeitnehmers.

In Österreich entschied der Oberste Gerichtshof, dass die Arbeitszeiterfassung mittels biometrischer Fingerscans nur in Unternehmen eingeführt werden kann, in denen eine entsprechende Betriebsvereinbarung vorhanden ist. ^[2]

Einzelnachweise

1. ↑ BAG, Urteil vom 24. November 2005 - 2 AZR 39/05, NJW 2006, 1545 = DB 2006, 677 = NZA 2006, 484, http://lexetius.com/2005,3517
2. ↑ OGH, Urteil vom 20. Dezember 2006, 9 ObA 109/06d - ArbVG § 96, ABGB § 16, DSG 2000 § 4

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