Microsoft Outlook

Microsoft Outlook/Entourage
Basisdaten
Entwickler	Microsoft
Aktuelle Version	Outlook 2010 (Windows) / Outlook 2011 (Mac)
Betriebssystem	Windows/Mac OS
Lizenz	proprietär
Deutschsprachig	ja
Homepage

Microsoft Outlook (OL) (engl. [ˈmaɪ.kɹoʊ.sɒft ˈaʊtˌlʊk]) für Windows und Macintosh wie auch das ehemalige Microsoft Entourage für Mac OS sind verbreitete Personal Information Manager (PIM) der Firma Microsoft. Die Macintosh-Versionen des PIM-Clients zwischen 2001 und 2008 hießen Entourage. Vom Funktionsumfang her sind beide Produkte ähnlich.

Outlook ist primär der Client zum Exchange Server, ein Einsatz ohne Exchange ist aber auch möglich. Erstmals erschien es 1997 im Zusammenhang mit Microsoft Office 97, wo es den „Exchange Client“, der bis Exchange Server 5.0 noch ausgeliefert wurde, sowie Schedule+ vereinte und ersetzte. Durch die starke Integration in Microsoft Office kann Outlook auch als Teil des Office-Pakets von Microsoft angesehen werden und wird auch als PIM mit diesem zusammen verkauft.

Bei dem E-Mail- und Newsclient Outlook Express (für Windows) handelt es sich trotz der Namensähnlichkeit um ein anderes Programm.

Das kostenlose Microsoft Outlook für Mac OS 9 unterstützte im Gegensatz zu Outlook oder Entourage weder das POP3/SMTP- noch das IMAP-Protokoll und ist auf einen Microsoft Exchange Server angewiesen. Dieses Produkt wurde nicht mehr weiterentwickelt, da Entourage diese Funktion übernahm.

Funktionsweise (Windows)

Outlook speichert einzelne E-Mails, einschließlich Anhängen und Terminen, unverschlüsselt und nicht komprimiert im Containerformat Microsoft Exchange mail document (.msg).^[1] Die Gesamtheit der Mitteilungen (E-Mails, Kalender, Kontakte, etc.) legt es in Personal Store-Dateien (.pst) ab. Bis Outlook 2002 war diese auf 2 GB begrenzt. Seit der Version Outlook 2003 kann die PST-Datei in einem Unicode-Format gespeichert werden und ist in diesem Modus nicht mehr auf eine bestimmte Größe begrenzt. Outlook-Versionen, die älter als Outlook 2003 sind, können mit diesen Unicode-PST-Dateien nicht arbeiten. IMAP-Ordner sind erst seit Outlook 2007 Unicode-fähig.

Die Outlook-Produktreihe, wie auch die neuste Entourage-Version, spielen ihre vollen Funktionsmöglichkeiten im Netzwerk mit einem Microsoft-Exchange-Server im Hintergrund aus. Der Microsoft-Exchange-Server speichert alle Daten zentral in Datenbanken ab, weil die Vernetzung von PST-Dateien als Standardfunktion nicht möglich ist. Das Produkt bietet dann auch Groupware an. Seit 2001 gibt es Alternativen zum Exchange-Server, die PST-Dateien oder einzelne Ordner davon synchronisieren (Outlook-Synchronisation) können oder die gemeinsame Nutzung von Outlook-Daten im Netzwerk anbieten, ohne dass sich der Anwender in die Kosten eines komplexen Server-Systems zu stürzen braucht.

Bei den Microsoft-Exchange-Server-Alternativen muss man zwischen typischen Synchronisationsprogrammen unterscheiden, welche das Netzwerk belasten, und solchen, die wie der Microsoft Exchange-Server oder das Lotus Notes/Domino von IBM eigene, sogenannte Store Provider sind. Sämtliche Outlook-Ordner-Elemente sind hier in Echtzeit auf allen Arbeitsstationen verfügbar.

Der Versand von E-Mails, häufig auch Unified Messaging-Funktionen wie integrierter Fax- und SMS-Versand, sind inzwischen sowohl zentral über den Exchange-Server, über Online-Provider als auch Stand-alone und mit den genannten Alternativen möglich.

Mit Hilfe des sogenannten „Project Managers“ des Entourage lassen sich zudem Microsoft-Office-Dokumente im Team verwalten. Eine ähnliche Funktion bietet Outlook ab Version 2003 standardmäßig an, wahlweise als echte Online-Zusammenarbeit mit Hilfe eines Sharepoint-Servers oder durch Bereitstellung der Dokumente in einem Intranet oder durch Mail-Versand der Dokumente. Entourage enthält zudem einen Newsreader.

Die Datenmigration lokal gespeicherter Daten zwischen Outlook (Windows) und Entourage (Mac OS) ist nicht oder bestenfalls mit Einschränkungen mittels Exchange-Server oder Drittprogrammen möglich.

Geschichte

Die erste Version von Outlook trug die Versionsnummer 8, lag dem Softwarepaket Office 97 bei und trug dementsprechend den Namen Outlook 97. Auf Outlook 97 folgten Outlook 98 (Outlook 8.5), Outlook 2000 (Outlook 9), Outlook XP (auch „Outlook 2002“; Outlook 10) und Outlook 2003 (Outlook 11). Im betrieblichen Umfeld gehört Lotus Notes zu den größten Mitbewerbern. Um den Jahreswechsel 2006/2007 erschien Office 2007, in dem Outlook 2007 (Outlook 12) enthalten ist. Mitte 2010 kam Office 2010 auf den Markt, das Outlook 2010 (Outlook 14) enthält.

Auf dem Macintosh wurde Entourage als Outlook Alternative seit Office 2001 vertrieben. Diese Version unterstützte den Microsoft Exchange-Server noch nicht. Die letzte Version ist Entourage 2008 und wurde ausschließlich mit Office 2008 ausgeliefert. Diese unterstützt in allen Editionen (bis auf die Home- und Studenten-Edition) Exchange-Server, ausgenommen sind hier jedoch Aufgaben und Notizen.

Seit Office 2011 ist wieder Outlook, anstelle von Entourage, Bestandteil von MS Office, jedoch nur in der Home & Business Edition für Mac OS. Diese Version unterstützt die Anbindung an einen Exchange-Server (mindestens Exchange 2007 SP1 RU4 ). Die Sync Funktion unterstützt weder Kalender-Ereignisse, noch Aufgaben oder Notizen. Ausschließlich Kontakte können synchronisiert werden.

Mit Service Pack 1 (Version 14.1.0) vom 12. April 2011 wurde die Sync Funktion für Kalender-Ereignisse, Aufgaben und Notizen schließlich bereitgestellt.^[2]

Leistungsumfang

Outlook und Entourage unterstützen die Verwaltung mehrerer E-Mail-Konten über eine Oberfläche; die Konten können über POP3, IMAP4 bzw. über Exchange-RPC angesteuert werden. Neben der E-Mail-Funktion ist die Terminverwaltung die im betrieblichen Umfeld am intensivsten genutzte Funktion von Outlook/Entourage. Um hierbei die gesamte Funktionalität von Outlook/Entourage nutzen zu können, ist der Betrieb eines Exchange-Servers erforderlich. Über den Exchange-Server können automatisch Besprechungen und andere Termine mit mehreren Teilnehmern geplant werden, in dem der Outlook/Entourage-Client die Terminkalender aller Teilnehmer vergleicht und mögliche Terminüberschneidungen anzeigt. Gleichzeitig können unter Outlook/Entourage Ressourcen (z. B. Räume oder Geräte) reserviert werden.

PDAs, Pocket PCs oder auch Smartphones lassen sich mit Outlook synchronisieren, so dass es dem Benutzer ermöglicht wird, auch unterwegs Termine einzutragen bzw. sich an Termine erinnern zu lassen. Sofern das Gerät unter einem Windows-CE-basierten Betriebssystem läuft, geschieht dies mittels des Hilfsprogramms ActiveSync. Für Palm-PDAs wird neben HotSync eine Zusatzsoftware benötigt. Entourage kann mit Hilfe von iSync mit mobilen Geräten kommunizieren.

Beim Mailversand über SMTP verletzt Outlook die Protokollspezifikation, indem es in einigen Kommandos unzulässigerweise Leerzeichen einfügt. Die meisten Mailserver sehen über diese weit verbreitete Protokollverletzung jedoch hinweg, so dass nur selten Probleme durch dieses Fehlverhalten auftreten.

Des Weiteren bietet Outlook umfangreiche Kontakt-Datenbanken, Kalender-Funktionen sowie Notizen- und Aufgaben-Verwaltung unter einer Oberfläche. Die Anwendungen sind dabei miteinander verzahnt und ermöglichen so z. B., das Geburtsdatum eines Kontaktes automatisch in den Kalender zu integrieren.

Ergänzend ist eine teurere Version mit dem Business Contact Manager erhältlich.

Automatisierung und Sicherheit

Outlook lässt sich mittels VBA und OLE, Entourage mit VBA und AppleScript automatisieren und erweitern. Dies ermöglichte (zusammen mit den damaligen Standard-Sicherheitseinstellungen) die massive Verbreitung der Computerwürmer Melissa (1999) und Loveletter (2000).

Phishing-E-Mails werden zu einer immer größeren Belastung für Computernutzer. Phishing ist der Versuch, mit täuschend echt aussehenden, gefälschten E-Mails vertrauliche Daten auszuspionieren. Für MS Outlook gibt es die Möglichkeit, sich unter Umständen vor Phishing-E-Mails zu schützen. Hierzu wird eine Symbolleiste in MS Outlook eingebunden; jede eingehende E-Mail kann mit den Werkzeugen auf gefährliche Verweise und verdächtige Header hin überprüft werden. Das Programm Delphish ist kostenlos verfügbar und versetzt den Nutzer entweder in die Lage, eigenständig eine Entscheidung über ein mögliches Phishing zu treffen, oder es stuft E-Mails automatisch auf eine Phishing-Gefahr ein. Bei der automatischen Einstufung wird auf eine Datenbank mit bisher bekanntgewordenen Phishing-E-Mails zurückgegriffen, oder die Links in der E-Mail werden auf verdächtige Merkmale hin überprüft.

Aufgrund der massiven Verbreitung von Würmern über Outlook werden bei Zugriffen auf Adressen und andere sicherheitsrelevante Eigenschaften durch Skripte teilweise Sicherheitsabfragen an den Nutzer gestellt, die sicherstellen sollen, dass das Geschehen (z. B. das Versenden von Mails oder das Nachladen von Code per Zugriff auf weitere Websites) ein vom Nutzer erwünschtes Verhalten ist.

Diese von Microsoft als Object Model Guard bezeichnete Technik wurde mit einem Update für Outlook 2000 erstmals veröffentlicht und gehört seit Outlook 2002 zum normalen Funktionsumfang.

Erweiterbarkeit

Seit Outlook 97 ist es möglich, den Funktionsumfang durch Exchange Client Extensions zu erweitern, was bei Outlook 2010 wieder abgeschafft wurde. Outlook 2000 führte eine COM-basierte Erweiterungsmöglichkeit für so genannte Outlook AddIns ein, die die Möglichkeiten durch die Bereitstellung des Outlook Object Model stark erweiterte.

Solche Erweiterungen ermöglichen es, viele Aufgaben zu erledigen, die in Outlook sonst nicht umsetzbar wären. So existieren Erweiterungen, die von einzelnen Nutzern zur Erhöhung der Produktivität genutzt werden, aber auch Firmen-spezifische Lösungen, die die Einbindung in die Geschäftsprozesse verbessern. Der Umfang der vorhandenen Erweiterungen reicht vom Export von Kontakten und Mails zu anderen Formaten bis hin zum bequemen Anfordern von Ressourcen wie z. B. Konferenzräumen in Firmenumgebungen.

Im Mai 2010 gab Microsoft bekannt, das Outlook-Format offenzulegen.^[3] Damit wolle man den Zugriff dritter Anwendungen auf den PST-Ordner des Programms ermöglichen und die eigene Interoperabilitätsstrategie umsetzen.

Einzelnachweise

1. ↑ Microsoft MSG Format
2. ↑ http://support.microsoft.com/kb/2525412
3. ↑ Netzwelt.de: Microsoft öffnet Outlook-Format, erschienen 25. Mai 2010

Siehe auch

• Groupware
• Microsoft Exchange Server
• Microsoft Office
• Mozilla Thunderbird
• Outlook Express
• Personal Information Manager

Weblinks

• offizielle Microsoft Outlook-Website
• Offizielles Outlook Developer Portal im MSDN
• GoogleGroups: microsoft.public.de.outlook

Microsoft-Office-Programme

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