Personal Information Management

Personal Information Management

Ein Personal Information Manager (PIM) ist eine Software, die persönliche Daten wie Kontakte, Termine, Aufgaben, Notizen und im erweiterten Verständnis auch Dokumente wie Briefe, Faxe und E-Mails, neuerdings auch RSS-Feeds verwaltet.

Inhaltsverzeichnis

Eigenschaften und Funktionen

PIM-Software kann sowohl für einzelne Benutzer als auch für den Betrieb in Netzwerken (LAN oder WAN) konzipiert sein. Bei Netzwerk-Lösungen spielt die Benutzerverwaltung eine wichtige Rolle, da jeder Benutzer seine eigenen Daten verwalten möchte und nicht alle Benutzer alle Daten ansehen oder bearbeiten sollen. Ferner spielt PIM-Software auf Handheld-Computern und Handys wie Blackberrys eine wichtige Rolle.

Da viele unterschiedliche Daten zu verwalten sind, werden an das Speicher-Management von PIM-Software besonders hohe Anforderungen gestellt. Aus Sicht des Anwenders ist außerdem die Ergonomie der Benutzeroberfläche wichtig. Bekannte Beispiele von PIM-Benutzeroberflächen sind:

  • Rolodex: PIMs dieser Art orientieren sich an rotierbaren Karteikarten-Systemen.
  • Filofax: PIMs dieser Art orientieren sich an ringbuchartigen Papier-Organizern.
  • Outliner: PIMs dieser Art benutzen eine baumartige Navigationsstruktur, ähnlich dem Aufbau einer Webseite im Internet.

Anforderungen

Neben Grundfunktionen für Adressen-, Termin-, Aufgaben- und Notizverwaltung werden häufig weitere Funktionen von PIMs gewünscht:

  • Unterstützung von selbst definierten Datenfeldern in der Adressverwaltung
  • Möglichkeit der Fotospeicherung bzw. Verwaltung
  • Erinnerungsfunktion zu bestimmten Zeiten an Termine und Geburtstage
  • Import und Export von Daten
  • Synchronisation bzw. Datenaustausch mit Palm- und Pocket-PC-Geräten

Verbreitete PIMs

Marktsituation

Zurzeit wird das PIM-Software-Segment von dem Microsoft-Produkt Outlook dominiert. Outlook beherrscht im Vergleich mit anderen PIM-Programmen die meisten Funktionen für den Umgang mit Adressen, Kalendern und Notizen. Bei Outlook ist eine Registrierung notwendig, welche nur die Installation und den Betrieb auf einem einzigen Computer zulässt. Die freie Alternative OpenOffice.org enthält zurzeit noch kein eigenes PIM.

PIMs auf Internet-Basis

Häufig werden sogenannte Web-PIMs angeboten, deren Service meist kostenlos im Internet angeboten wird. Aufgerufen wird ein Web-PIM über einen Webbrowser. Nachdem man sich mittels Passwort eingeloggt hat, kann man seine Daten über die Internetleitung laden und findet eine vertraute Arbeitsumgebung mit allen seinen Adressen und Terminen vor.

Der Vorteil bei dieser Web-PIM-Möglichkeit liegt bei der globalen Verfügbarkeit, sich von überall und jedem internetfähigen Rechner in sein eigenes PIM einloggen zu können. Die zentral im Web-PIM verwalteten Daten lassen sich auch mit mehreren Personen gemeinsam im Team nutzen.

Nachteilig ist jedoch die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit der Webseite und dem Internetanschluss, weil man im ungünstigsten Fall bei einem Ausfall der Internetverbindung keinen Zugriff mehr auf seine gesamten Termine und Adressdaten hat. Außerdem setzt die Nutzung solcher Dienste starkes Vertrauen auf die Integrität und die technische Kompetenz des Serverbetreibers voraus.

Beispiele sind:

Siehe auch

Literatur

  • Bill Dyszel, Outlook 2007 für Dummies. Wiley-VCH; Auflage: 1 (Juni 2007), ISBN 3-527-70309-8
  • Seiwert, Wöltje, Obermeyr, Zeitmanagement mit Microsoft Office Outlook. Microsoft Press; 5.Aufl.(27. Mai 2007), ISBN 3-86645-417-1
  • Steffen Buzin, Neue Interface-Konzepte für Email-Manager. Vdm Verlag Dr. Müller; Auflage: 1 (2007), ISBN 3-8364-1136-9

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