Wehrmedizinische Dokumentation

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Die Abteilung II des Instituts für Wehrmedizinalstatistik und Berichtswesen (WehrMedStatInst) in Andernach ist für die Dokumentation und Archivierung aller ärztlichen Unterlagen der Patienten, die bei der Bundeswehr behandelt werden, zuständig.

Wie jeder andere zivile Arzt hat auch der Truppenarzt, Truppenzahnarzt und der Arzt in den Bundeswehrkrankenhäusern (BWK) sowie in den Fachärztlichen Untersuchungsstellen (FAZ) alle medizinischen Vorgänge sorgfältig und lückenlos zu dokumentieren. Dabei sind stets Ort, Zeit, Anlass, Art und Umfang der ärztlichen Leistungen anzugeben. Zur Vermeidung von Nachteilen einer überwiegend anlass- oder fallorientierten Patientendokumentation wird, im Bereich des Zentralen Sanitätsdienstes der Bundeswehr als zentrales Dokumentationsmittel, die durch den Truppenarzt geführte Gesundheitskarte (G-Karte) zur Sammlung aller im Zusammenhang mit dem Wehrdienst über einen Soldaten angefertigten ärztlichen Aufzeichnungen eingesetzt.

Für die Behandlung von zivilen Patienten in den Bundeswehrkrankenhäusern werden die sogenannten Krankenblätter angelegt. Des weiterem archiviert die Abteilung II medizinische Einzelurkunden von zivilen und militärischen Patienten, die in Bundeswehrlazaretten bei Auslandseinsätzen der Bundeswehr (SFOR, KFOR, ISAF, IFOR usw.) ärztlich versorgt wurden. Nach Abschluss des Wehrdienstes werden die G-Karten über den zuständigen Leitenden Sanitätsoffizier (LSO), bei den fahrenden Einheiten der Marine beim Leiter des Sanitätsdienstes (LSD), gesammelt und an das WehrMedStatInst gesandt. Ebenso werden die in den Bundeswehrkrankenhäusern angelegten Krankenblätter nach fünf Jahren an das WehrMedStatInst zur Archivierung übergeben.

Die Aufbewahrungsfristen für ärztliche Unterlagen betragen in der Regel mindestens 10 Jahre, jedoch müssen Unterlagen von ehemaligen Soldaten bis zur Vollendung des 90. Lebensjahres archiviert werden. Diese Bestimmung beruht auf der Vorschrift, dass die Wehrüberwachung für Berufsoffiziere bis zum 60. Lebensjahr andauert und die zugehörigen ärztlichen Unterlagen weitere 30 Jahre aufbewahrt werden müssen (gem. allg. Haftungsrecht). Daran orientiert sich auch die Archivierungszeit für die G-Karten aller anderen Soldaten (Wehrpflichtige, Zeit- und Berufssoldaten). Seit Bestehen des Institutes ist somit ein Originalarchiv mit mehr als 11 Mio. Krankenunterlagen (G-Karten, Krankenblätter, Krankenbücher der NVA und bis Jahrgang 1961 Sammeltaschen, die noch nicht verfilmt sind) auf rund 10000 m² Lagerfläche entstanden, dies entspricht ungefähr einer Aktenlänge von 45 Kilometern.

Seit Mitte der achtziger Jahre erfolgt die Archivierung überwiegend durch die phototechnische Erfassung auf Mikrofilm und nachfolgender Registrierung in einem Fundstellenrechner. Das Mikrofilmarchiv enthält derzeit rund 34.000 Filmkassetten, das Äquivalent von rund 200 Mio. Blatt Papier, und enthält Unterlagen von etwa 6 Mio. Einzelpersonen. Einen weiteren Bestandteil der Abteilung II bildet der Bereich Röntgenmikroverfilmung und Archivierung. Das Röntgenarchiv umfasst ca. 4 Millionen Röntgenfilmjackett mit phototechnisch verkleinerten Röntgenbildern, etwa 500.000 Röntgenbildtaschen in Originalgröße und rund 5,5 Mio. Röntgenschirmbildaufnahmen, die für das Sanitätsamt der Bundeswehr in Auftragverwaltung gelagert werden. Des Weiteren werden noch ca. 1,1 Mio. Zahnröntgenbildtaschen im Original in zwei Extraarchiven im Hause aufbewahrt.

Alle medizinischen Unterlagen, die beim WehrMedStatInst eingehen, durchlaufen einen vorgeschriebenen Kreislauf. Die Akten sind mit einer Personenkennziffer (PK) versehen, die sich aus dem Geburtsdatum einer Person, dem Anfangsbuchstaben seines Familiennamens und einer Ordnungszahl, die anzeigt in welcher Dienststelle der Soldat bei der Musterung untersucht wurde, zusammensetzt und somit eine eindeutige Identifizierung möglich macht. Diese PK wird in einer hauseigenen Datenbank eingegeben, damit frühzeitig der Eingang von Unterlagen erfasst werden kann. Aufgrund der geringen Personalstärke und der knappen finanziellen Mittel ist es nicht möglich, das angestrebte Ziel einer sofortigen Verfilmung zu erreichen. Mit der Erfassung in der Datenbank wird jede PK einer Kistennummer im Archiv zugeordnet, so dass es möglich ist, auch schon vor der Verfilmung so schnell wie möglich die Originalunterlagen wiederzufinden. Die Verfilmung der Akten erfolgt nach einer Prioritätenliste, auf der die Gesundheitsunterlagen, die direkt aus der Truppe kommen, an erster Stelle stehen, gefolgt von den Unterlagen der Soldaten, die nicht mehr der Wehrüberwachung unterliegen, Sammeltaschen von Soldaten bis Jahrgang 1961 und den Gesundheitsunterlagen der ehemaligen Nationalen Volksarmee der DDR.

Die sich im Archiv befindlichen Originalunterlagen werden in klassischen Aktenregalen gelagert. Die Krankenblätter werden getrennt nach behandelnden Bundeswehrkrankenhäusern aufbewahrt. Eine weitere Sortierung erfolgt wie bei den Sammeltaschen und Gesundheitsunterlagen der NVA nach:

1. aufsteigendem Geburtsdatum und
2. innerhalb des Geburtsdatums alphabetisch.

Die Kisten der noch nicht verfilmten G-Karten und Zusatzakten zu G-Karten werden vorläufig nach fortlaufenden Nummern archiviert.