Dienstplan

Dienstplan als Tafel

Mit dem Dienstplan soll die Tätigkeit mehrerer am selben Tag arbeitender Mitarbeitergruppen (Teams) so koordiniert werden, dass zu allen Tageszeiten die mindestens erforderliche Zahl an Arbeitskräften im Dienst bei einer Dienststelle oder anderen Dienststellen ist und Freizeit, Mutterschutz, Dienstbefreiung bzw. Dienstunfähigkeit („KzH“ = Krank zu Hause) der übrigen Berücksichtigung findet. Beispiele hierfür sind Polizei- und Pflegedienste, technische Dienstleistungsabteilungen mit Wechselschichten. Aus diesem Ziel ergibt sich, dass gelegentlich eine „Kurzfristige Personaleinsatzplanung“ anstelle der zumindest monatlich im Voraus erfolgenden Dienstplan-Erstellung notwendig werden kann.

Das heißt aber nicht, dass Planungen von Tag zu Tag einfach umgestoßen werden sollen oder dürfen. Die Mitarbeitenden haben ein Recht darauf, sich für ihre Freizeit Pläne zu machen, die „der Arbeitgeber“ (in einem Krankenhaus z. B. in Person der Stationsleitung oder Pflegedienstleitung) nicht willkürlich umstoßen darf. Durch Tarifvertrag oder betriebliche Übung können für solche Situationen genaue Regelungen für die Beschäftigten gemeinsam mit dem Betriebsrat bzw. Personalrat aufgestellt worden sein.

Die Personaleinsatzplanung durch den monatlichen Dienstplan stellt auch eine Steuerungsaufgabe zur Erfüllung detailliert messbarer Teilziele dar. Eine Planung nach qualitativen Gesichtspunkten (Zuordnung von entsprechend qualifizierten Mitarbeitern auf entsprechende Stellen; z. B. ein erfahrener Beamter als Wachleiter und 3 unterstellte Beamte) ist bei Beginn der Dienstplanung bereits – z. B. als Rahmendienstplan – vorausgegangen bzw. vorgegeben, so dass monatlich eine Planung nach quantitativen Gesichtspunkten folgen kann.

Im Arbeitsvertrag verpflichten sich die Mitarbeitenden für ein festgelegtes Entgelt eine bestimmte Anzahl an Arbeitsstunden zu leisten. Die Wochenarbeitszeit (als Abkürzung WAZ) ist das herkömmliche Maß für den Arbeitsumfang, der jeweils zu leisten ist, z. B. 35 oder 38,5 oder 41 Std. WAZ. Feiertage und Urlaube können diesen Turnus unterbrechen. Auch die Anzahl der wöchentlichen Arbeitstage sind direkt in den meisten Arbeitsverträgen geregelt (z. B. 5-Tage-Woche, 7 Nachtdienste und danach 2 freie Wochen).

Der Arbeitgeber legt mittels Dienstplan im Rahmen der genannten Vorgaben fest, wann diese Arbeitszeit absolviert werden muss (Früh- und Nachtdienste, Wechselschichten etc.). Der Begriff „Arbeitszeit“ umfasst laut Arbeitszeitgesetz die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Beschäftigung ohne Ruhepausen.

Die Dienstplan-Erstellung

Bei der Dienstplanung sind zahlreiche rechtliche und formale Vorgaben zu beachten:

Bei der Regelung der Arbeitszeit unterscheidet man grundsätzlich zwei Formen:

öffentlich-rechtliche Bestimmungen (Gesetze, Vorschriften) und

privatrechtliche Bestimmungen (Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und /oder Arbeitsvertrag).

Die gesetzlichen Bestimmungen sind immer – vom Arbeitgeber wie auch vom Arbeitnehmer – zu beachten. Das Arbeitszeitgesetz gewährleistet die Sicherstellung des Gesundheitszustandes der Arbeitnehmer und garantiert einen Rahmen, der eine Flexibilität bei der Festlegung der Arbeitszeiten bietet. Außerdem werden im Arbeitszeitgesetz diverse Begrifflichkeiten geregelt (die werktägliche Arbeitszeit, Ruhepausen, Ruhezeit, Ausnahmen, Durchschnittsarbeitszeit in einem Ausgleichszeitraum,

Zu beachten sind (evtl. nach individuellen Voraussetzungen) das Berufsbildungsgesetz (BBiG BRD bzw. CH), Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG), Mutterschutzgesetz (MuSchG), Zivildienstleistende (Zivildienstgesetz) und das Gesetz zur Sicherung der Eingliederung Schwerbehinderter in Arbeit, Beruf und Gesellschaft – SchwbG).

Die privatrechtliche Bestimmungen aus dem Arbeitsvertrag (schriftlich oder sehr oft auch verbindliche mündliche Vereinbarungen) und dem geltenden Tarifvertrage (bei Kirchen auch MAV-Ordnungen) sind ebenso zu beachten, dürfen die Beschäftigten aber nicht schlechter stellen als im gesetzlichen Rahmen vorgegeben. Es können bei den Mitarbeitenden in einem Betrieb verschieden Regelungen neben einander anzuwenden sein.

Im Wechselschichtbetrieb arbeiten die Personen zu unterschiedlichen Tageszeiten meist in einem festen Rhythmus der verschiedenen Schichtformen (z. B. Frühdienste, Spätdienste, Nachtdienste, Freie Tage zum Zeitausgleich usw.).

Die Abrechnung des Dienstplans

Am Monatsende erfolgt gemäß den tatsächlich gearbeiteten Stunden eine Abrechnung von Zeitzuschlägen für Arbeiten in der Nachtzeit oder am Wochenende/Feiertag bzw. der Mehrarbeits- bzw. Überstunden. Wenn Gleitzeit vereinbart ist, kann sich ein Übertrag – plus oder minus zur Sollzeit für die Folgemonate – ergeben. Die sich daraus ergebenden Auszahlungen sind Teil der veränderlichen und zu versteuernden Lohnsumme.

Verhältnis vom Rahmendienstplan zum Dienstplan

Der Rahmendienstplan ist die Beschreibung der Gegebenheiten einer Arbeitsgruppe, z. B. Station/Pflegegruppe, Dienstschicht, die bei deren Dienstplan-Erstellung zu berücksichtigen sind. Darunter fallen ganz verschiedene Faktoren: die zu erbringenden Arbeitsleistungen (evtl. auch nach Wochentagen unterschiedlich), die zu berücksichtigenden gesetzlichen oder vertraglichen Erfordernisse (z. B. gleichbleibende Pausenzeiten, Schwerbehinderteneigenschaften), die betriebl. oder arbeitsvertr. Gegebenheiten wie Schichtlänge und -zeiten und die individuell zu genehmigenden Urlaubsansprüche der Mitarbeitenden. Der Dienstplan baut also auf diesen Gegebenheiten auf.

Formen und Vorgaben

Bei der Dienstplanung sind zahlreiche rechtliche und formale Vorgaben zu beachten:

Bei der Regelung der Arbeitszeit unterscheidet man grundsätzlich zwei Formen:

1. öffentlich-rechtliche Bestimmungen, vor allem das Arbeitszeitgesetz und
2. privatrechtliche Bestimmungen wie Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen und /oder Arbeitsvertrag.

Zur Errechnung der monatlichen Soll-Arbeitszeit (Pflichtstunden) siehe: Arbeitszeit

Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

Die Bestimmungen des ArbZG sind für Arbeitgeber und Arbeitnehmer (Arbeiter, Angestellte, Auszubildende und Beschäftigte verbindlich. Das ArbZG dient dem Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer, indem es bestimmte Mindeststandards festlegt. Innerhalb des gesetzlichen Rahmens können die Arbeitszeiten flexibel gestaltet werden. Für den Arbeitnehmer günstigere Regelungen sind natürlich zulässig. Teilweise enthalten Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen aufgrund von Öffnungsklauseln im ArbZG von diesem Gesetz abweichende und dem Gesetz vorgehende Regelungen.

Werktägliche Höchstarbeitszeit (§ 3 ArbZG)

Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann jedoch auf zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden Arbeitszeit pro Werktag nicht überschritten werden. Der Begriff „Arbeitszeit“ meint laut Arbeitszeitgesetz die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Beschäftigung ohne Ruhepausen. Pausen sind also keine Arbeitszeiten, wohl aber Zeiten der Arbeitsbereitschaft und des Bereitschaftsdienstes in der Form der Anwesenheitsbereitschaft. Diese Bereitschaftszeiten sind bei der Einhaltung der Höchstarbeitszeiten mitzuzählen, nicht dagegen die Zeiten einer Rufbereitschaft.

Ruhepausen (§ 4 ArbZG)

Bei einer Arbeitszeit von bis zu sechs Stunden muss keine Pause gewährt werden. Zwischen sechs und neun Stunden Dauer der Arbeitszeit ist eine Pause von 30 Minuten einzuräumen. Bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden beträgt die Ruhepause 45 Minuten. Die vorgeschriebene Gesamtpausenzeit darf in einzelne Zeitabschnitte von mindestens 15-minütiger Dauer unterteilt werden. Spätestens nach einer sechsstündigen Arbeit muss eine Pause gewährt werden. Die Pause darf nicht an den Anfang oder das Ende der Arbeitszeit gelegt werden.

Pausen sind keine Arbeitszeit. Die Pausenzeit muss im voraus, spätestens am Beginn der täglichen Arbeitszeit feststehen. Während der Pause muss der Arbeitnehmer seinen Arbeitsplatz und auch das Betriebsgelände verlassen dürfen. Eine Pausenregelung genügt dann nicht den gesetzlichen Anforderungen, wenn den Arbeitnehmern zwar gestattet wird, Pausen zu nehmen, dies ihnen aber aus tatsächlichen oder rechtlichen Gründen unmöglich ist (BAG vom 23. September 1992 – 4 AZR 562/91). In die Pause darf keine Bereitschaft angeordnet werden. Es besteht in der Regel kein Anspruch auf Vergütung der Pausenzeit.

Ruhezeiten (§ 5 ArbZG)

Nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit muss eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden eingehalten werden. In Pflegeeinrichtungen kann diese Ruhezeit um eine Stunde auf zehn Stunden verkürzt werden, wenn jede Verkürzung der Ruhezeit innerhalb eines Kalendermonats oder innerhalb von 4 Wochen durch Verlängerung einer anderen Ruhezeit auf mindestens 12 Stunden ausgeglichen wird.

Arbeitsbereitschaft und Bereitschaftsdienst sind nicht geeignet, die vorgeschriebene Ruhezeit zu erfüllen. Jedoch kann Rufbereitschaft angeordnet werden. Während der Rufbereitschaftszeit darf der Arbeitnehmer bis zu einer Dauer der Hälfte der Ruhezeit in Anspruch genommen werden, wenn ihm dafür zu einer anderen Zeit eine entsprechende Ruhezeit eingeräumt wird. Dauert die Inanspruchnahme mehr als die Hälfte der Ruhezeit, so ist dem Arbeitnehmer unmittelbar im Anschluss eine vollständige (mindestens zehnstündige) Ruhezeit zu gewähren.

Nachtarbeit (§ 6 ArbZG)

Nachtarbeit ist jede Arbeit, die mindestens zwei Stunden während der gesetzlichen Nachtzeit zwischen 23:00 Uhr und 6:00 Uhr geleistet (§ 2 Abs. 3 und 4 ArbZG) wird. Beschäftigte, die entweder Nachtarbeit im Rahmen von Wechselschichten zu leisten haben oder die an mindestens 48 Tagen im Kalenderjahr Nachtarbeit erbringen, sind so genannte „Nachtarbeitnehmer“ (§ 2 Abs. 5 ArbZG).

Bei Nachtarbeitnehmern beträgt der Ausgleichszeitraum, innerhalb dessen eine durchschnittliche werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden nicht überschritten werden darf, nicht sechs sondern nur einen Monat bzw. vier statt 24 Wochen. Das gilt aber nur für Zeiten, in denen sie Nachtarbeit leisten.

Gesetzliche Bestimmungen für besondere Personengruppen

Ausnahmeregelungen zu obigen Sachverhalten gelten für Jugendliche, geregelt im Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG), und für werdende und stillende Mütter, geregelt im Mutterschutzgesetz (MuSchG). Weitere Ausnahmen gelten für Zivildienstleistende nach dem Zivildienstgesetz (ZDG) und für schwerbehinderte Menschen nach dem SGB IX (früher SchwbG).

privatrechtliche Bestimmungen

• individuell im Arbeitsvertrag (schriftlich oder sehr oft auch verbindlich mündlich) geregelt.
• geltende Tarifverträge oder bei den Kirchen auch Arbeitsvertragsrichtlinien (AVR)
• Betriebs- oder Dienstvereinbarungen

Formen

Ein Dienstplanformular muss übersichtlich sein (entsprechend einer Vorgabe der Heimaufsicht). Das Format sollte DIN A 3 betragen, was jedoch keine vorgeschriebene Größe ist. Eine eindeutige Symboldarstellung und Erläuterung aller Symbole/Kürzel ist zwingend notwendig - die Legende. Häufig werden Frühdienste mit F, Spätdienste mit S, Zwischendienste mit Z und Nachtdienste mit N usw. und einer oder mehreren arabischen Ziffern benannt.

Außerdem werden entsprechende Kürzel für Urlaub, Krankheit, Mutterschutz, Erziehungsurlaub, Freizeitausgleich usw. festgelegt.

„Eine einheitliche Symbolik (Verwendung der Kürzel) innerhalb einer Einrichtung oder eines Betriebes ist notwendig, um eine Nachvollziehbarkeit auch nach langer Zeit sicherzustellen. Außerdem erleichtert sie es allen, den Dienstplan zu verstehen.“

Im Dienstplan sind anzugeben:

• Vor- und Nachname des Mitarbeiters
• die Qualifikation
• die Sollarbeitszeit (Beschäftigungsgrad, -umfang, auch als Prozentangabe möglich)
• der Nachweis für auszugleichende Feiertage, Mehr- und Überstunden (praktisch bedeutet dies das Kenntlichmachen der entsprechenden Ausgleichtage im Ausgleichszeitraum)
• der Dienstplanzeitraum sowie der Bereich, für den dieser Plan gilt
• das Erstellungsdatum, die Unterschrift des Erstellenden (in der Regel die Stations- / Wohnbereichsleitung) und die genehmigende Unterschrift des zuständigen Vorgesetzten (beispielsweise die Pflegedienstleitung)
• die Abschlussunterschrift der beiden genannten Funktionsträger erfolgt nochmals nach Abrechnung des so genannten IST-Planes.
• geplanter Dienst (SOLL-Dienste)
• abweichende Dienste (angeordnete Änderungen)
• Abweichungen vom Soll-Plan (IST-Dienste, z. B. in Form der Angabe der zusätzlich gearbeiteten Minuten).

Für die Berechnung der monatlichen Sollstunden siehe weiter unter Arbeitszeit.

Der Dienstplan ist arbeitsrechtlich ein Dokument und es gilt, ihn als solches zu behandeln. Eintragungen und Änderungen müssen zweifelsfrei nachvollziehbar sein:

„Neben der Wahrheit muss das Dokument auch Klarheit schaffen.“

Aus diesem Grund müssen Eintragungen für den Betrachter eindeutig und nachvollziehbar beziehungsweise logisch sein. Die Benutzung von Tipp-Ex®, Bleistift oder Füller ist wegen des Gebotes der Echtheit untersagt. Eine Streichung bis zur Unkenntlichkeit der Daten ist ebenfalls nicht erlaubt. Deshalb sollte das Formular auch nicht zu klein gedruckt sein.

Einen Dienstplan adäquat zu führen und diesen als Dokument zu betrachten ist grundsätzlich notwendig ...

• zur eigenen Sicherheit (Beweis der geleisteten Arbeit, haftungsrechtliche Sicht)
• zur Information von Kollegen und Vorgesetzten
• zur Steuerung der weiteren Dienstplanung und
• als Nachweis für den Medizinischen Dienst der Krankenversicherung (MdK), die Heimaufsicht und andere Institutionen.

Siehe auch

• Arbeitszeit, Gleitzeit, Schichtarbeit, Wechselschicht
• Betriebsrat, Mitbestimmung, Pflegedienstleitung, Zeitdienst

Literatur

• Ralf Birkenfeld: ABC der Dienstplangestaltung: Arbeitszeitflexibilität und neue Arbeitszeitmodelle im Gesundheitswesen, 2. Auflage, Frankfurt am Main, Bund-Verlag, 2000 - 2. A. ISBN 3766329502
• Rolf Bühner: Personalmanagement, 2. Auflage, Landsberg/Lech, Verlag Moderne Industrie, 1997, ISBN ?
• Bundesarbeitsgericht, Beschluss 1 ABR 2/02 12 (BV 1/01 Arbeitsgericht Freiburg; verkündet am 18. Februar 2003 (.... stellt u. a. fest , dass der Arbeitgeber einen Rahmendienstplan für den Rettungsdienst innerhalb der dort folgenden Grenzen aufstellen darf)

• Johannes Funk: Dienstplangestaltung, Rechtsgrundlagen, Beispiele, Tipps, 2. Auflage, Hannover, Vincentz Verlag, 2002, 3. A. 2004, ISBN 3878701152
• Häber A, Eichstädter R, Haux R: Rechnerunterstützte Dienstplanung in der Pflege. (Praxisbericht Uni.kl. HD)
• Andreas Heiber, Gerd Nett: Handbuch Ambulante Einsatzplanung. Grundlagen, Abläufe, Optimierung. Vincentz Network, 2006. ISBN 3866300239

Weblinks

• Beispiel der Dienstplanung in Alten- und Pflegeheimen oder im Krankenhaus bei Pflegewiki.de (auch Berechnung der monatlich wechselnden Soll-Arbeitszeit)

• Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände zur EU-AZR. In: kompakt, Dez. 2007 (PDF-Datei)

Hinweis: Dieser Artikel basiert zum Teil auf einem GFDL-lizenzierten Text, der aus dem PflegeWiki übernommen wurde. Eine Liste der ursprünglichen Autoren befindet sich auf der Versionsseite des entsprechenden Artikels.