Geschäftsbrief

Dieser Artikel oder Absatz stellt die Situation in Deutschland dar. Hilf mit, die Situation in anderen Ländern zu schildern.

Briefkopf der Rüschwerke von 1906

Als Geschäftsbrief wird die Briefform zwischen „Geschäftspartnern“ (Geschäft – Geschäft, aber auch Privatperson – Geschäft und umgekehrt) bezeichnet.

Gesetzliche Bestimmungen zum Geschäftsbrief

Ein Gewerbetreibender muss gemäß Handelsrecht seinem Gegenüber in Geschäftsbriefen bestimmte Mindestinformationen mitteilen. Näheres regeln § 37 a Handelsgesetzbuch, § 80 Abs. 1, S. 1 Aktiengesetz sowie § 35 a Abs. 1, S. 1 GmbH-Gesetz. Das Handelsgesetzbuch legt beispielsweise fest, dass ein Geschäftsbrief folgende Informationen enthalten muss:

• Firma
• Rechtsform des Unternehmens
• Sitz (juristische Person)
• Registergericht
• Nummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist
• Name(n) des (der) Geschäftsführer(s)

Diese Festlegungen gelten nicht nur für den Papierbrief, sondern auch für Faxe. Für E-Mails gibt es eine vergleichbare Regelung, siehe Signatur (E-Mails im Geschäftsverkehr). Zur handelsrechtlichen Aufbewahrungsfrist und -pflicht siehe Handelsbrief.

Gepflogenheiten

Üblicherweise gelten spezielle Stilformen und -vorlagen; die Gestaltung von Geschäftsbriefen wird in Deutschland durch das Deutsche Institut für Normung (DIN) in DIN 5008 geregelt. Ein wichtiges Merkmal eines Geschäftsbriefes ist die zwingende Einhaltung der Höflichkeitsformen. Als eine häufige Spezialform kann z. B. das Angebotsschreiben angesehen werden.

DIN 5008 regelt den inhaltlichen und formalen Aufbau eines Geschäftsbriefes, dabei finden folgende Briefbausteine Verwendung:

• Absenderangaben,
• Kalenderdatum,
• Empfängerdaten,
• Betreff,
• Anrede,
• Text,
• Schlussformel („Gruß“),
• Unterschrift,
• Anlagenvermerk,
• Verteilervermerk

DIN 5008 findet bei der Gestaltung des Drucks Verwendung. Dort sind genaue Maße für die Aufteilung von DIN-A4-Seiten angegeben. Unter anderem ist geregelt, dass der linke Seitenrand 2,41 cm beträgt. Für den rechten Seitenrand wurden mindestens 0,81 cm festgelegt.

Bei Falzmarken gilt zur Größe: Höhe 0 Breite 0,64 cm Layout/ Weitere: Horizontal 0 cm Vertikal 10,5 cm bzw. 21 cm Auf Seite stellen

Lochmarke für den Locher Höhe 0 Breite 0,64 cm Layout/ Weitere: Horizontal 0 cm Vertikal 14,85cm

Bei der Bezugszeichenzeile: 11 cm lang, 1 cm hoch. Sie besteht aus 4 Spalten (1.Ihr Zeichen, Ihre Nachricht| 2.Unser Zeichen, unsere Nachricht| 3.Telefon, Name| 4. Datum)

Kurzbrief

Ein Kurzbrief ist ein vorgedrucktes Formular im A5- oder A4-Format. Es wird genutzt, wenn stichwortartige Angaben wie Kurzsätze oder Stichworte als Begleitschreiben genügen. Er eignet sich für den Versand von Prospekten, Produktkatalogen usw.

Weblinks

• Geschäftsbrief nach DIN 5008, Stand: April 2011.
• Geschäftsbriefe im Unternehmen Anleitung und Muster zur Erstellung professioneller Geschäftsbriefe