Wohnungseigentumsverwaltung

Die Wohnungseigentumsverwaltung, gebräuchlicher als WEG-Verwaltung bezeichnet, ist zum einen die Aufgabe (Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums), zum anderen ein Organ (eine natürliche oder juristische Person), das diese Aufgabe erfüllt.

Grundlagen

Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) können durch einen einfachen Mehrheitsbeschluss einen Verwalter für das Gemeinschaftseigentum bestimmen. Nach dem deutschen Wohnungseigentumsgesetz (WEG) kann die Bestellung eines Verwalters nicht ausgeschlossen werden, d.h. es muss ein Verwalter bestellt werden, auch wenn nur ein Eigentümer dies verlangt. Ist kein Verwalter bestellt, so „steht die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums den Wohnungseigentümern gemeinschaftlich zu“ (§ 21 Abs. 1 WEG).

Die Eigentümergemeinschaft kann entweder einen Miteigentümer oder auch einen Dritten (Dienstleister) zum ordentlichen Verwalter bestellen. Die Bestellung erfolgt durch Beschluss in der Wohnungseigentümerversammlung. Die Eigentümergemeinschaft und der WEG-Verwalter sollten dazu sodann einen Verwaltervertrag schließen. Die Verwalterbestellung und mithin der darauf basierende Vertrag sind – abweichend von § 305 ff. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) – auf höchstens fünf Jahre beschränkt, bei Erstbestellung einer neu begründeten Gemeinschaft auf höchstens drei Jahre. Aus verwaltungspraktischen Gründen erfolgt die Bestellung meist bis zum Ende eines Wirtschaftsjahres (i.d.R. Kalenderjahr). Eine Wiederwahl ist möglich, darf aber frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit gefasst werden. Der Verwalter haftet gegenüber der Eigentümergemeinschaft für alle von ihm zu vertretenden Vermögens- und Vertrauensschäden.

Aufgaben

Die Verwaltung (als pauschales Recht aller Eigentümer) unterliegt entsprechend § 21 WEG bestimmten Pflichten. Zur dort so genannten ordnungsmäßigen Verwaltung gehört insbesondere die

1. Aufstellung und Durchsetzung einer Hausordnung
2. ordnungsgemäße Instandhaltung/Instandsetzung
3. angemessene Feuer- und Haftpflichtversicherung
4. Ansammlung einer Instandhaltungsrücklage
5. Aufstellung des Wirtschaftsplans nach § 28 WEG damit eine ordentliche Rechnungslegung
6. Duldung der Herstellung von Fernsprech- und Rundfunkempfangsanlagen sowie Energieversorgungsanschlüssen

Darüber hinaus besorgt der WEG-Verwalter sämtliche zur Bewirtschaftung der Immobilie erforderlichen Geschäfte, soweit sie das gemeinschaftliche Eigentum umfassen. So hat er sich z. B. um Energieeinkauf, Pflege sowie die technische Betreuung und Wartung zu kümmern. Einzelne „Aufgaben und Befugnisse des Verwalters“ hat der Gesetzgeber in § 27 WEG umrissen. Diese können nicht durch Vereinbarung oder Beschluss eingeschränkt werden.

Der WEG-Verwalter ist nach § 27 Abs. 5 WEG verpflichtet, gemeinschaftliche Gelder wie die Instandhaltungsrücklage getrennt von seinem eigenen Vermögen zu halten. Damit wird verhindert, dass Gemeinschaftsvermögen im Falle von Insolvenz oder Tod des Verwalters in die Insolvenzmasse oder den Nachlass einfließt. Daher hat der Verwalter die Bankkonten als offene Fremdkonten auf Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft zu führen. Zudem ist es der Eigentümergemeinschaft möglich, vom bestellten WEG-Verwalter den Nachweis einer ausreichenden Vermögensschadenhaftpflichtversicherung zu verlangen.

Der WEG-Verwalter ist gegenüber der Eigentümergemeinschaft rechenschaftspflichtig. Dazu erstellt er jährlich eine Abrechnung (sowie einen neuen Wirtschaftsplan) und beruft zu deren Beschluss (zumindest) eine Eigentümerversammlung ein. Von dieser kann er entlastet werden. Für die Abstimmung zur eigenen Entlastung darf der WEG-Verwalter jedoch keine Vollmachten einsetzen, die ihm von einzelnen Eigentümern für die Versammlung erteilt wurden.^[1]

Es empfiehlt sich, einen Verwaltungsbeirat nach § 29 WEG zu wählen, der den Verwalter unterstützt. Die Einrichtung eines WEG-Verwaltungsbeirates ist jedoch nicht verpflichtend. Die Wohnungseigentümergemeinschaft kann dies aber in der Teilungserklärung vorsehen. Aber auch wenn die Teilungserklärung keinen entsprechenden Passus enthält, kann die Eigentümerversammlung mehrheitlich beschließen, einen Beirat zu wählen. Dieser Beirat besteht aus einem Vorsitzenden und zwei weiteren Mitgliedern. Alle drei Personen müssen Eigentümer von Wohnungen in der WEG sein. Der WEG-Verwaltungsbeirat tritt als zweite Institution der Wohnungseigentümer neben die Eigentümerversammlung und vertritt ihre Interessen gegenüber dem WEG-Verwalter.^[2]

Qualifikation

Die WEG-Verwaltung ist rechtlich nicht an eine berufliche Qualifikation gebunden. Eine Beschränkung des Verwalters auf bestimmte Berufsgruppen oder Qualifikationen ist unwirksam (Verstoß gegen § 26 WEG).

Wünschenswert sind eine abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich der Immobilienwirtschaft, wie beispielsweise „Kaufmann/-frau der Grundstücks- und Wohnungswirtschaft“, „Immobilienkaufmann/-frau“ oder „Immobilienassistent/-in“. Darüber hinaus ist eine Weiterbildung als „Immobilienwirt/-in“ oder „Immobilienfachwirt/-in“ möglich. Auch ein Hochschul- oder Fachhochschulabschluss kann Grundlage der Berufsausübung sein. Ratsam sind auch technische Kenntnisse sowie eine regelmäßige Fortbildung zur aktuellen Rechtsprechung. Besitzt der Verwalter eine entsprechende kaufmännische Qualifikation, hat er seiner Tätigkeit die Sorgfaltspflicht eines ordentlichen Kaufmanns nach § 347 HGB zugrunde zu legen.

Im allgemeinen kann es für Eigentümergemeinschaften sinnvoll sein, wegen der benötigten Fachkenntnisse eine professionelle Verwaltung zu beauftragen. Ein größeres Verwaltungsunternehmen kann gegenüber Einzelpersonen möglicherweise eine bessere Verfügbarkeit bieten, sowie durch Spezialisierung von Mitarbeitern auf Teilaspekte wie kaufmännische, juristische oder technische Fragen, eine höhere Qualifikation. Dem gegenüber steht naturgemäß eine gewisse Entfernung zum Objekt.

Bei kleinen Wohnungseigentumsanlagen – insbesondere wenn diese ausschließlich von Eigentümern selbst bewohnt werden – kann es auch sinnvoll sein, den WEG-Verwalter aus der Mitte der Eigentümer zu bestellen. Dadurch kann sowohl eine Ersparnis bei der Verwaltervergütung als auch eine (zeit-)intensivere Betreuung durch die Nähe zum Objekt erzielt werden. Dem stehen üblicherweise Qualifikation und Erfahrung professioneller Verwalter gegenüber. Außerdem ist bei einem professionellen Verwalter normalerweise die Neutralität besser gewährleistet als bei der Selbstverwaltung. Schließlich sind die Interessen der Wohnungseigentümergemeinschaft nicht immer identisch mit den Interessen eines einzelnen Eigentümers.

Verantwortlich und bevollmächtigt für die gesamte Dauer seiner wirksamen und nicht abberufenen Bestellung ist immer der bestellte Verwalter – also der Verwalter (als natürliche Person) oder das Verwaltungsunternehmen (Handelsgesellschaft oder juristische Person).

Verstirbt der Verwalter (analog: geht das Verwaltungsunternehmen in Insolvenz), muss die Eigentümerversammlung einen neuen Verwalter bestellen. Wird ein bestelltes Verwaltungsunternehmen veräußert (z. B. Gesellschafterwechsel bei einer GmbH), oder die Geschäftsleitung ausgetauscht, beeinträchtigt dies die Verwalterposition nicht. Jedoch muss insbesondere bei erheblichen Änderungen der Beteiligungsverhältnisse im Verwaltungsunternehmen (z. B. Unternehmensverkauf, Ein- oder Austritt eines Gesellschafters in der GmbH) die Verwalterbestellung durch die Eigentümergemeinschaft bestätigt werden.

Abgrenzung

Die Betreuung der Mieter vermieteter Eigentumswohnungen und das Mietinkasso ist nicht Aufgabe des WEG-Verwalters. Diese „Mietverwaltung“ ist im Artikel Hausverwaltung beschrieben. Sie kann zwar ebenfalls übernommen werden („Mischverwaltung“)^[3], z. B. zur Erzielung von Synergieeffekten. Doch ist dabei die WEG-Verwaltung von der Mietverwaltung sowohl rechtlich (andere Vertragsgrundlage), als auch monetär (getrennte Konten) und organisatorisch strikt zu trennen.

Auch alle Maßnahmen im Zusammenhang mit dem Sondereigentum der einzelnen Wohnungseigentümer gehören nicht zu den Aufgaben der WEG-Verwaltung, ebenso wenig die Wohnungsvermittlung.

Weblinks

• Wohnungseigentumsgesetz bei dejure in der geltenden Fassung, mit Hinweisen zur Rechtsprechung
• Wohnen im Eigentum – Verbraucherschutzverein für Wohnungseigentümer

In Deutschland existieren konkurrierende Berufsverbände:

• Dachverband deutscher Immobilienverwalter e. V. (DDIV)
• Bundesfachverband Wohnungs- und Immobilienverwalter e. V. (BFW)

Einzelnachweise

1. ↑ Amtsgericht Neuss vom 28. Januar 2008, 101 C 442/07
2. ↑ http://weg-hausverwaltung.net/2011/06/was-macht-eigentlich-ein-weg-verwaltungsbeirat/
3. ↑ Aufzählung von Verwaltungsarten in einem BFW-Formblatt