Collaboration Software

Als Groupware bzw. Gruppen-Software (auch kollaborative Software) bezeichnet man eine Software zur Unterstützung der Zusammenarbeit in einer Gruppe über zeitliche und/oder räumliche Distanz hinweg. Groupware ist die Umsetzung der theoretischen Grundlagen der computergestützten Gruppenarbeit (Computer Supported Cooperative Work, Abkürzung CSCW) in eine konkrete Anwendung. Gelegentlich werden auch Hardware-Komponenten zu einer Groupware hinzugezählt.

Im allgemeinen Sprachgebrauch wird der Begriff Groupware meist nur auf sehr spezielle Systeme für Videokonferenzen oder zur gleichzeitigen Bearbeitung von Dokumenten („Shared Whiteboards“) angewandt, die Definition umfasst jedoch viel mehr:

Prominente Beispiele für Groupware sind E-Mail-Clients (vor allem solche mit zusätzlichen Funktionalitäten wie Kontaktverwaltung), Instant Messenger, Wikis und Workflow-Management-Systeme (zur Terminplanung); weitere Beispielanwendungen finden sich unten.

Systemeigenschaften

Ziel von Groupware ist stets die Unterstützung eines Gruppenprozesses, also die Erarbeitung eines Resultats oder die Transformation von Informationen von einem Anfangs- in einen Endzustand.

Groupware lässt sich nach verschiedenen Faktoren klassifizieren:

• 3K-Modell.
  • Kommunikation. In welchem Ausmaß kommunizieren die Teilnehmer miteinander? (engl. Communication)
  • Kooperation. In welchem Ausmaß wird auf das Erreichen eines gemeinsamen Zieles hin gearbeitet? (engl. Collaboration)
  • Koordination. In welchem Ausmaß werden Termine gemeinsam geplant? (engl. Coordination)
• Ort. Findet die Zusammenarbeit an einem Ort (lokal, zum Beispiel Büro) oder über räumliche Distanz hinweg (verteilt, zum Beispiel zwischen Berlin und Hamburg) statt?
• Zeit. Findet die Zusammenarbeit gleichzeitig (synchron, zum Beispiel Videokonferenz) oder zeitversetzt (asynchron, zum Beispiel E-Mail) statt?
• Steuerung der Kommunikation. Wird die Kommunikation bewusst vom Teilnehmer gesteuert (explizit, zum Beispiel einen Brief schreiben), oder sind keine ausgeprägten Handlungen notwendig (implizit, zum Beispiel Annahme eines Telefongesprächs)?
• Struktur. Gibt die Groupware einen Ablaufplan vor (strukturiert, zum Beispiel eine Tagesordnung) oder nicht (unstrukturiert, zum Beispiel Brainstorming)?
• Größe. Findet die Zusammenarbeit in einer großen (zum Beispiel Vorlesung) oder kleinen Gruppe (zum Beispiel Seminar) statt?

Zentrale Aspekte einer Groupware sind:

• Awareness. Viele Systeme setzen eine oder mehrere Formen der Awareness (Gruppenerkenntnis) um, d. h. die Software überwacht und informiert über die Zusammensetzung der Gruppe, deren Teilnahme und Mitarbeit.
• What You See Is What I See (WYSIWIS). Die Bearbeitungsdialoge der Groupware sollten dem Benutzer die Darstellung des Inhaltes möglichst in einer Vorschauoption zur Verfügung stellen, so dass wenig oder keine Schulung notwendig ist.
• Informationsarchitektur Die inhaltliche Struktur der Informationen und die Benutzerzugänge.
• Synchronisation und Konsistenzerhaltung. Die Wahrung eines einheitlichen Datenzustandes (Konsistenz) trotz gleichzeitiger Zugriffe auf das Datenmaterial, bzw. die Visualisierung von Konflikten, wo dies nicht möglich ist.
• Floor-Control. Die Verwaltung der Systemressourcen: Welcher Teilnehmer darf gerade welche Ressource nutzen?
• Session-Control. Die Verwaltung der Teilnehmer selbst: Wer darf der Gruppe beitreten, welche Rolle nimmt er an?

Architektur

Groupware ist ein verteiltes System, das die gemeinsame Bearbeitung einer Menge von Daten oder Dokumenten ermöglicht. Sie setzt daher stets eines der folgenden Konzepte um:

• Zentrale Architektur. Alle Teilnehmer (Clients) sind mit einer zentralen Verwaltung (Server) verbunden, über die die gesamte Zusammenarbeit abgewickelt wird.
• Peer-to-Peer-Architektur. Obwohl alle Teilnehmer über ein Netzwerk aus Servern miteinander verbunden sind, gibt es keine zentrale Verwaltungsinstanz wie in der zentralen Architektur.
• Hybride Architektur. Die Peer-to-Peer-Architektur wird um einen zentralen Server ergänzt, der jedoch lediglich der Protokollierung dient.

Beispiele für Groupware-Applikationen

Der Umfang der Groupware-Applikationen ist unterschiedlich. Bei vielen sind Projektmanagement, E-Mail, Kalender und Notizbuchfunktionen enthalten. Einige Groupware-Produkte stellen kaum mehr als diese Funktionen zur Verfügung (PIM-Software), andere beinhalten wesentlich mehr als diese Basisfunktionalitäten.

Ein Beispiel für eine Groupware-Applikation ist die sogenannte PIM-Software (Personal Information Manager). Die Forschungsdisziplin, die sich mit der Untersuchung von Kooperationen mit Rechnerunterstützung beschäftigt, wird als Computer Supported Cooperative Work (CSCW) bezeichnet. Collaboration Software wird auch als wesentliche Komponente von ECM (Enterprise Content Management) betrachtet.

Bekannte Produkte, die als Groupware bezeichnet werden, sind BSCW, Lotus Notes von IBM, Groupwise von Novell, Sun ONE von Sun, Scalix, Citadel, Collanos Workplace, OpenGroupware.org, Open-Xchange, Microsoft Exchange und Microsoft-SharePoint-Technologien, Zimbra von Yahoo. Beispiele für plattformübergreifende Groupware-Server wäre die FirstClass Software und der Kerio MailServer 6, die beide sowohl Windows als auch Linux und Mac OS X unterstützen. Der Lotus-Notes-Mitbegründer Ray Ozzie begann 1997 Groove zu entwickeln. Die zugehörige Firma wurde 2005 von Microsoft aufgekauft, und in die Ultimate- sowie die Enterprise Edition von Microsoft Office 2007 integriert. Weitere freie Softwareprodukte sind Kolab, eGroupWare, phpGroupWare, GROUP-E, PHProjekt oder Tine 2.0.

Neuere Groupware-Applikationen wie Lotus Connections und Lotus Quickr von IBM benutzen sogenannte soziale Software, um Kommunikation, Kooperation und Koordination zu unterstützen. Dies wird insbesondere durch Wikis, Blogs, soziale Netzwerke und Indizierungs-Mechanismen gewährleistet. Kommunikation innerhalb einer Gruppe wird auch durch Instant Messenger und Community Chat Systems erleichtert, Beispiele hierfür sind Jabber, Skype und Pichat. Darüber hinaus gibt es auch die umgekehrte Entwicklung, bei der soziale Software um immer mehr Groupware-Funktionalität erweitert wird; ein Beispiel hierfür ist TikiWiki.

Siehe auch

• Personal Information Manager